Manfaatin Styles and Formattings di MS Word

Microsoft Word punya satu fitur keren yang di sebut Styles and Formattings.. Selain bikin format dokumen konsisten, Styles and Formattings bisa bikin struktur dokumen tertata dengan rapi (ada Heading, Paragraph, dll).. Dengan adanya struktur dokumen ini kita bisa melakukan navigasi di dukmen dengan mudah pake Document Map.. Yang paling penting, Styles and Formattings mempercepat peng-edit-an dokumen.. Kerjaan yang biasa kamu lakuin dalam waktu 30 menit, bisa selesai hanya dalam 10 menit atau bahkan lebih cepat dari itu.. Ga percaya..?? im pernah buktiin kok..

Gimana sih caranya make fitur yang satu ini..?? Ga susah kok..

OK, kita mulai dengan mencari di mana letak menu dan icon di toolbar untuk mengaktifkan Pane Styles and Formattings.. Coba kamu buka menu Format..!! pasti kau akan nemuin menu untuk mengaktifkan Pane Styles and Formattings.. Atau kalo kamu liat di toolbar ada icon yang gambarnya 2 huruf A (liat gambar)..

Gambar 1 Menu Styles and Formattings

Gambar 2 Icon Styles and Formattings di Toolbar

Coba klik salah satu, boleh dari menu Format > Styles and Formattings (Gambar 1) or dari icon Styles and Formattings di Toolbar (Gambar 2).. Di Task Pane sebelah kanan akan muncul Pane Styles and Formattings (Gambar 3)..

Gambar 3 Pane Styles and Formattings

Terus, gimana makenya..?? Ok.. im akan kasih contoh pengunaan Styles and Formattings buat bikin laporan format IPB..

Bikin Judul Bab dan Sub Judul

Pekerjaan pertama yang dilakukan setelah nyeting Page Setup adalah mulai ngetik.. Bener ga..?? Ga juga siy.. Nyiapin Styles buat dokumen kayanya lebih bijaksana daripada langsung mulai ngetik.. Tapi bukan berarti kita kudu bikin semua Styles yang mau kita pake di awal.. Kadang-kadang pas udah mulai ngetik dokumen kita perlu bikin Style baru..

Kita mulai aja dengan bikin Style buat judul bab yuk..!!

Sebelum memulai segalanya, set dulu supaya dokumenya punya format 1,5 spasi.. aranya..?? Masa gitu aja ga tau..?? Kalau udah, kita mulai bikin Style Heading 1..

Pertama-tama ketik aja judul babnya, misalnya I. PENDAHULUAN (Gambar 4.A).. Kalo Automatic Numbering-nya jalan, undo (Ctrl+Z) aja.. Setelah itu bikin tulisannya jadi Bold (Ctrl+B) dan ketengahin (Center, Ctrl+E).. Kalo bener formatnya akan keliatan kaya Gambar 4.B..

A

B

Gambar 4 im bingung harus ngasih judul apa buat gambar ini

Kalo formatnya udah sesuai, kita tinggal bikin format tadi jadi salah satu Style (Heading 1).. Caranya letakan kursor di tulisan I. PENDAHULUAN terus klik tulisan tobmbol di sebelah kanan tulisan Heading 1 di Pane Styles and Formatting (Gambar 5.A) dan pilih Update to Match Selection.. Kalo bener, Style Heading 1 akan berubah kaya Gambar 5.B

A

B

Gambar 5 sama euy, im juga bingun apa judulnya gambar ini

Hore..!! Sekarang kita udah punya satu Style..!! Jangan seneng dulu, perjuangan masih panjang, masih ada beberapa Style lagi yang harus kita buat..

Sekarang kita bikini Style buat sub judul.. Coba ketik A. Latar Belakang (jangan lupa tekan Enter) di dokumen (Gambar 6.A)..!! Kalo Automatic Numbering jalan lagi, biarin aja, emang itu kan yang kita pengen..?? Bikin jadi Bold juga, karena emang harus gitu kan..?? Kalo bener, maka formatnya akan kaya Gambar 6.B..

A

B

Gambar 6 lagi-lagi ga tau harus ngasih judul apa

Karena kamu udah tau caranya bikin format yang kita bikin jadi Style (Heading 2), maka im ga akan kasih tau lagi gimana caranya..

Bikin Style Buat Paragraf

Heading 1 dan 2 udah kita bikin.. Kalo mau bikin Heading 3, dst, ulangi aja langkah-langkah di atas.. Sekarang kita bikin Style buat paragraf.. Ada sedikit trik untuk bikin Style yang satu ini.. Letakan kursor di sebelah kanan tulisan B., lalu hapus tulisan itu dengan menekan Backspace.. Coba tekan Tab dan berharaplah Auto Left Indent-nya bekerja (ciri-cirinya ada gambar petir kecil gitu deh, ).. Kalo ga bekerja, tekan Backspace lagi terus klik Increase Indent di Toolbar.. Seharusnya posisi Left Indent akan bergeser sejajar dengan huruf L dari Latar Belakang (Gambar 7)..

Gambar 7 ga usah pake judul gambar aja ya..?!

Kerjaan kita belum selesai sampai di situ.. Biasanya awal paragraf agak sedikit masuk kan..?? Banyak orang yang memanfaatkan Tab untuk mencapai tujuan itu.. Tapi jangan coba-coba pake cara itu di sini, karena hasilnya mungkin ga seperti yang kita harapkan (silakan buktikan sendiri).. Untuk mengatasinya, kamu bisa geser First Line Indent sekitar 1,5 cm ke kanan kaya di Gambar 8.. Jangan lupa untuk set Aligment-nya jadi Justify..

Gambar 8

Kalo udah, sekarang kita akan bikin Style baru yang namanya Paragraf 1 (ingat pake f, bukan pake p ato ph, kan biar Indonesia banget)dari format yang kita bikin.. Caranya agak sedikit beda dengan yang sebelumnya.. Klik tombol New Style di Pane Styles and Formattings, terus ketik Paragaf 1 di kotak dialog yang muncul (Gambar 9)..

Gambar 9

Kita pake Styles and Formattings-nya yuk..!!

Kayanya 3 sample Styles udah cukup deh.. Kamu bisa bikin Styles lain sesuai keperluan kamu.. Caranya udah bisa kan..?? Sekarang kita coba make Styles and Formattings untuk mengatur layout dokumen..

Coba ketikin kata-kata (3 ato 4 paragraf) di bawah Latar Belakang..!! Kalo Style terakhir yang lagi aktif adalah Paragraf 1, maka secara otomatis format dokumen akan jadi Paragraf 1.. Tapi kalo ternyata Style yang aktif itu yang lain, aktifin dulu dengan mengklik tulisan Paragraf 1 di Pane Styles and Formattings.. Kalo udah telanjur ngetik dan Style yang lagi aktif bukan Paragraf 1, letakan aja kursor di bagian manapun dari paragraf yang kita buat tadi, terus klik tulisan Style Paragraf 1.. Kalo bener, dokumen kamu mungkin penampakannya akan kaya Gambar 10

Gambar 10

Tahap berikutnya bikin sub judul yang ke-2, B. Tujuan.. Sekarang coba letakan kursor di bawah paragraf dan klik Style Heading 2..!! Ajaib, tiba-tiba formatnya berubah jadi kaya A. Latar Belakang dan secara otomatis muncul huruf B.. Yang perlu kamu lakukan cuma ketikin judul di situ (Tujuan).. Sekarang tekan enter, terus klik Style Paragraf 1, terus ketik lagi kata-kata sampe 1 or 2 paragraf.. Kalo bener, dokumen kamu mungkin penampakannya akan kaya

Gambar 11

Bab Pendahuluan kita anggap selesai.. Selanjutnya kita akan bikin Bab berikutnya, Bahan dan Metode.. Masih kaya gitu kan urutannya..?? Anggap aja gitu deh..

Bab baru berarti halaman baru.. im punya sedikit trik untuk bikin halaman baru.. Tekan aja Ctrl+Enter..!! Secara otomatis kursor akan berada di halaman baru.. Ada sedikit keuntungan kalo kita pake cara ini, apapun yang terjadi di Bab sebelumnya, misalnya ditambahin beberpa paragaf, tidak akan menggoyahkan posisi Bab berikutnya.. Maksudnya dia akan tetep ada di bagian paling atas halaman, ga akan bergeser ke tengah.. Jadi ga perlu mencet enter or backspace banyak2 buat nyesuain posisinya..

Kita mulai bikin judul Bab Bahan dan Metode yuk..!! Klik Style Heading 1, lalu ketik II. BAHAN DAN METODE terakhir tekan enter..!! Setelah itu kita bikin sub judul A. Alat dan Bahan.. Caranya sama kaya yang sebelumnya.. Klik Style Heading 2 dan ………. Ups, kok hurufnya C sih, bukan A..?? Jangan takut, ada cara buat ngeganti huruf itu kok.. Dobel-klik aja huruf C-nya terus pilih Restart Numbering (Gambar 12)..!!

Gambar 12

Sekarang hurufnya jadi A lagi deh.. Silakan terusin ngetik bahan dan metodenya.. Sebenernya im masih punya trik buat bikin flowchart metode.. Tapi ga sekarang deh, nanti aja.. im ga berani janji untuk pasti ngasih tau gimana caranya.. Tapi kalo ada kesempatan im akan kasih tau deh.. Sampe di sini dulu, semoga tulisan ini bisa bermanfaat..!! Selamat ngetik..!!

Tombol Merah Eskalator

Eskalator memang memudahkan hidup manusia.. Kita ga perlu cape-cape mendaki atau menuruni anak tangga satu per satu.. Tinggal berdiri di atasnya, kita akan dibawa ke atas or kebawah sesuai arah eskalatornya..

Tapi alat yg satu ini bukan tanpa resiko.. Banyak kecelakaan terjadi di alat ini.. Contoh kecelakaan yg mungkin terjadi adalah kejepit or jatoh.. Lalu apa yg harus kita lakukan kalo terjadi kecelakaan kaya gitu..??

PRESS THE RED BUTTON TO STOP THE ESCALATOR..!!

Tapi jangan iseng-iseng mencet tombol merah itu.. Karana kamu bisa dimarahin petugas gara-gara ngeberentiin eskalator.. Untuk menjalankan lagi eskalatornya harus pake kunci.. Itu artinya harus manggil petugas yang bertanggung jawab atas eskalator tersbut alias yang megang kunci eskalator..

Percaya ato ga.. im pernah mencet tombol merah itu.. Hari Sabtu, 20 Januari 2007 (bertepatan tahun baru Hijriah bo..), di Bogor Trade Mall (BTM) im mecet tombol merah itu.. Tapi ga dimarahin sama petugas.. Soalnya im punya alesan yang kuat buat mencet tombol merah itu..

Ada kecelakaan di eskalator.. Seorang anak kecil naik eskalator dengan arah terbalik (menghadap ke belakan) dan dua orang wanita (kayanya salah satunya ibunya) dewasa naik setelah anak itu (im ga bisa bilang di depan or belakangnya anak itu, nanti malah binun lagi).. Karena anak kecil itu menghadap ke arah yg salah, maka jatohlah dia.. Dua wanita tadi juga ikut jatoh dan terguling-guling di eskalator.. Tanpa mikir panjang im langsung lari dan mencari tombol merah eskalator.. Langsung im pencet dan eskalator berenti.. Mereka akhirnya bisa bangun dan naik anak tangga eskalator (yg udah berenti) satu per satu.. Untungnya ga ada yg terluka serius..

Buat temen-temen.. Hati-hati ya kalo naik eskalator.. Jangan sampai ada orang yg mencetin tombol merah eskalator buat kita..

Bikin dua (atau lebih) format Page Number di Word

im sering banget dapet pertanyaan kaya gini, “gimana sih caranya bikin Page Number di Word mulai lagi dari 1, tapi masih di dokumen yang sama..??”. Biasanya temen-temen yang lagi bikin skripsi nih yang nanya kaya begini. Biasanya mereka pengen bikin halaman dengan format i,ii, iii, dst; terus disambung sama 1, 2, 3, dst. Bener ga..??

Selama bertahun-tahun (hiperbolis nih, padahal ga selama itu) im ga juga nemuin caranya (emang ga dicari sih). Akhirnya kemaren (udah agak lama sih) im tau juga gimana caranya bikin format page number yang kaya gitu. Mau tau caranya..??

Ok, im bakal tunjukin caranya. Rahasianya ada di Document Section. Apaan tuh..?? Masa gitu aja ga tau, coba buka kamus bahasa Inggris (misalnya Linguist), terus cari apa artinya section. Section artinya bagian. Kita bisa ngebagi dokumen jadi beberapa Document Section. Terus gimana caranya bikin Document Section..??

Caranya gini, pertama buka dokumenya, lalu pilih bagian yg mana yg mau dijadikan awal dari Section. Misalnya im pilih awal bab baru sebagai awal dari Section (liat gambar).

Terus buka menu File > Page Setup. Buka tab Layout dan pastiin kalo opsi yang dipilih di Section Start itu yang New Page. Abis itu ubah opsi Apply to jadi This Point Forward. Terakhir, klik OK..

Sekarang kita udah punya dua Section, dan kita tinggal bikin halaman di masing-masing Section. Prosedurnya standard lah, masa gitu aja gat tau. Pilih aja section yang mau dikasih Page Number, terus buka menu Insert > Page Number. Ulangi untuk setiap Section. Kalo mau lebih jelas liat aja deh ilustrasi gambar ini (baca juga penjelasannya)..!!

1. pilih Section 1

2. Buka menu Insert > Page Number, terus atur formatnya, misalnya I, ii, iii, dst

3. Pilih Section 2, terus ulangi langkah yang sama, tapi kali ini Start at-nya diisi 1 dan formatnya 1, 2, 3, dst. Selesai deh, sekrang dokumennya punya dua format halaman dan mulai dari 1 lagi..

Gimana..?? Gampang kan..?? Kalo masih ada pertanyaan atau mau tau lebih detail, silakan tanya langsung sama Microsoft Word-nya, pencet F1 terus ketik kata kuncinya, misalnya Section, terus baca sendiri deh.